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# Best Practices

> Tägliche Prüfung, Status-Struktur, Testläufe, Dokumentation

## Best Practices

Kurze Empfehlungen für stabilen und nachvollziehbaren Umgang mit Leads – Erfassung, Bearbeitung, Umwandlung in Jobs, Archivierung.

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# Tägliche Prüfung & Status

* **Lead-Inbox** täglich prüfen; neue Einträge zeitnah bearbeiten oder zuweisen.
* Leads mit Status „Neu“ oder „Kontaktiert“ abarbeiten; veraltete archivieren oder mit klarem Status versehen.
* **Termine** (create\_appointment) mit Kalender/CRM abgleichen.
* **Status-Struktur** einheitlich definieren (z. B. Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Verloren) und im Team einheitlich nutzen. Klarer Workflow (z. B. Neu → Kontaktiert → Qualifiziert → Job oder Verloren) verbessert Reporting.

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# Testen & Dokumentation

* Nach Änderungen an **Prompt, Fähigkeiten oder Wissensdatenbank** Testanrufe/Testchats; prüfen, ob Name, Kontakt, Anliegen und ai\_summary korrekt in der Lead-Inbox ankommen.
* Nach **Workflow-** oder **Berechtigungsänderungen** Umwandlung Lead → Job und Zuweisung testen.
* **Interne Notizen** bei Jobs (internal\_notes) für technische/vertrauliche Hinweise; kundensichtbare Infos im Lead belassen.
* **Archivierung** dokumentieren (ab wann archiviert, z. B. nach Job-Abschluss oder X Tagen ohne Aktivität). **DSGVO:** Verfahrensverzeichnis und Datenschutzerklärung aktuell halten; Löschfristen und Verantwortlichkeiten festhalten.

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# Sicherheit

* Nur notwendige Rollen mit Zugriff auf Lead-Daten; Admin-Zugriff auf Audit-Log prüfbar halten.
* API-Keys und Webhook-URLs sicher verwalten; Exporte nur für berechtigte Zwecke und mit klarer Verantwortung.

*More coming soon.*