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# Verwaltung & Sicherheit

> Archivierung, Wiederherstellung, DSGVO, Zugriff, Speicherung

## Verwaltung & Sicherheit

Diese Seite bündelt **Lead-Archivierung** und **Datenschutz & Sicherheit**. Archiv für übersichtliche aktive Liste; DSGVO und Zugriffskontrolle für sichere Verarbeitung.

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# Archivierung & Verwaltung

* **Soft-Archive** – Leads erhalten **archived\_at**; bleiben in der DB, in der Standard-Liste ausgeblendet. Filter/Tab **Aktiv** / **Archiv**.
* **Manuell** – Einzelne Leads archivieren (z. B. nach Abschluss). Optional zeitbasiert (z. B. nach X Tagen ohne Status-Änderung), wenn angeboten.
* **Wiederherstellung** – „Aus Archiv holen“; archived\_at zurücksetzen. Alle Daten (Name, Kontakt, Anliegen, Job/Anruf-Verknüpfung) bleiben erhalten.
* **Historie** – Archivierte Leads durchsuchbar; für Reporting aktive + archivierte einbeziehbar. **Löschung** (Hard-Delete) über Admin oder nach Aufbewahrungsfrist; DSGVO-Fristen beachten. Admin: organisationsübergreifend oder pro Org; optional Massenaktionen mit Bestätigung und Audit.

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# Datenschutz & Sicherheit

**DSGVO:** Rechtsgrundlage für Erfassung/Speicherung (Vertrag, berechtigtes Interesse, Einwilligung). Nutzer **vor oder bei** Erfassung informieren (Datenschutzerklärung, Hinweis Chat/Telefon). Zweckbindung, Speicherdauer, Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit) umsetzen.

<Tip>
  In der Datenschutzerklärung: Erfassung von Kontaktdaten und Gesprächsinhalten über Chat/Telefon, Zweck (Anfragenbearbeitung), Speicherdauer, Weitergabe an Northline Echo (Auftragsverarbeiter), Betroffenenrechte.
</Tip>

**Zugriff:** Leads organisationsgebunden; **RLS** sorgt dafür, dass Nutzer nur Leads ihrer Organisation sehen. Rollen: VIEWER (Lesen), MEMBER/OWNER (Lesen, Bearbeiten, ggf. In Job umwandeln), ADMIN (organisationsübergreifend). API unterliegt derselben Logik.

**Speicherung:** Infrastruktur (z. B. EU) und Details im AV-Vertrag; TLS und encryption at rest; Backups unter gleichen Sicherheits- und Löschkonzepten.

**Transkripte & Aufzeichnungen:** Personenbezogen; Nutzer vor Gespräch über Aufzeichnung informieren; Speicherdauer und Löschung dokumentieren. **Audit:** Änderungen (Status, Archivierung, Löschung) protokollierbar. Bei Export/API/Webhooks nur berechtigte Empfänger; AV-Verträge mit Drittanbietern.

*More coming soon.*