Best Practices
Kurze Empfehlungen für stabilen und nachvollziehbaren Umgang mit Leads – Erfassung, Bearbeitung, Umwandlung in Jobs, Archivierung.Tägliche Prüfung & Status
- Lead-Inbox täglich prüfen; neue Einträge zeitnah bearbeiten oder zuweisen.
- Leads mit Status „Neu“ oder „Kontaktiert“ abarbeiten; veraltete archivieren oder mit klarem Status versehen.
- Termine (create_appointment) mit Kalender/CRM abgleichen.
- Status-Struktur einheitlich definieren (z. B. Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Verloren) und im Team einheitlich nutzen. Klarer Workflow (z. B. Neu → Kontaktiert → Qualifiziert → Job oder Verloren) verbessert Reporting.
Testen & Dokumentation
- Nach Änderungen an Prompt, Fähigkeiten oder Wissensdatenbank Testanrufe/Testchats; prüfen, ob Name, Kontakt, Anliegen und ai_summary korrekt in der Lead-Inbox ankommen.
- Nach Workflow- oder Berechtigungsänderungen Umwandlung Lead → Job und Zuweisung testen.
- Interne Notizen bei Jobs (internal_notes) für technische/vertrauliche Hinweise; kundensichtbare Infos im Lead belassen.
- Archivierung dokumentieren (ab wann archiviert, z. B. nach Job-Abschluss oder X Tagen ohne Aktivität). DSGVO: Verfahrensverzeichnis und Datenschutzerklärung aktuell halten; Löschfristen und Verantwortlichkeiten festhalten.
Sicherheit
- Nur notwendige Rollen mit Zugriff auf Lead-Daten; Admin-Zugriff auf Audit-Log prüfbar halten.
- API-Keys und Webhook-URLs sicher verwalten; Exporte nur für berechtigte Zwecke und mit klarer Verantwortung.